Yes! Je hebt iemand aangenomen voor je vacature en het is zover: de nieuwe collega gaat beginnen aan zijn of haar nieuwe uitdaging. Spannend, zowel voor hen als voor jou als werkgever. Maar waar moet je allemaal op letten als iemand nieuw begint? En hoe zorg je ervoor dat het onboardingstraject soepel verloopt? Geen zorgen! In deze blog nemen we je stap voor stap mee om van de onboarding een succes te maken.

Wat is onboarding precies?

Onboarding is de introductiefase waarin een nieuwe collega kennismaakt met jouw organisatie. Het is een kans om een vliegende start te maken en hen snel thuis te laten voelen in het team. Tijdens deze periode geef je alle benodigde informatie en zorg je ervoor dat zij zich comfortabel voelen in hun nieuwe rol. Een goed onboardingstraject is essentieel om een sterke eerste indruk achter te laten en de nieuwe collega op de juiste manier op weg te helpen. In deze blog geven we je praktische tips om je onboardingstrategie succesvol vorm te geven.

Waarom is onboarding belangrijk?

Een nieuwe collega onboarden brengt heel wat voordelen met zich mee, voor zowel de werknemer als voor jou als werkgever. Ik heb hier een paar voordelen voor je opgesomd:

Een goede onboarding bespaart tijd en geld

Een sterke onboarding verhoogt de betrokkenheid van nieuwe medewerkers doordat zij meteen in een gestructureerd traject stappen. Hierdoor kunnen zij sneller zelfstandig aan de slag. Door je onboardingsproces te automatiseren, hoef je niet telkens opnieuw te bedenken welke informatie een nieuwe collega nodig heeft. Iedereen ontvangt dezelfde, complete introductie. Een goede voorbereiding is in dit geval méér dan het halve werk! Wist je dat maar liefst 88% van de werknemers geen goede onboarding ervaart? Volgens onderzoek van Zippia blijven nieuwe medewerkers bij bedrijven met een goed onboardingproces maar liefst 82% langer.

💡 Tip: Plan vooraf de levering van gereedschappen, laptops en andere benodigdheden. Zo zorg je dat alles op tijd klaarstaat, maak je een professionele indruk en heb je ruimte om bij te sturen als er iets misgaat.

Een goede onboarding versterkt je employer brand

Een goede onboarding gaat veel verder dan alleen het inwerken van een nieuwe collega. Het draait erom dat je de medewerker niet alleen op werkgebied, maar ook op persoonlijk vlak meeneemt in je organisatie. Laat je nieuwe collega kennismaken met de bedrijfscultuur, de leuke gewoontes en natuurlijk, niet te vergeten, zijn of haar nieuwe collega’s. Zo maak je een goede indruk en zorg je ervoor dat de nieuwe medewerker zich sneller verbonden voelt met je organisatie.

Een slimme onboarding draagt dus zeker bij aan een sterk employer brand. Goede begeleiding met duidelijke doelen laat zien hoe professioneel en betrokken jouw bedrijf is en zorgt ervoor dat de nieuwe collega zich meteen welkom voelt.

Stappenplan: op naar een slimme onboarding!

Om je nieuwe collega een vliegende start te geven, doorloop je deze fasen:

Voordat de medewerker begint

Wist je dat een goede onboarding eigenlijk al begint voordat de nieuwe collega daadwerkelijk begint? Dit wordt ook wel pre-boarding genoemd. Waarom wachten met sommige zaken? Denk bijvoorbeeld aan het invullen van loon- en contractgegevens, maar ook aan het regelen van formulieren en het voorbereiden van wat de collega te wachten staat zodra hij/zij begint.

Daarnaast is het handig om praktische zaken zoals het aanmaken van een mailadres en toegang tot benodigde systemen alvast te regelen. En natuurlijk: zorg ervoor dat de werkplek van de nieuwe collega klaar is voor zijn of haar komst.

💡 Tip: Leg een klein welkomstcadeautje – zoals bijvoorbeeld een gadget, bloemen of een t-shirt van je bedrijf – op de werkplek van de nieuwe collega. Zo laat je meteen een goede indruk achter en zorg je ervoor dat de nieuwe medewerker zich welkom voelt binnen de organisatie!

De eerste dag

Het is zover: de eerste werkdag van je nieuwe collega! Natuurlijk heb je van tevoren gecommuniceerd hoe laat hij/zij precies verwacht wordt. De eerste dag draait vooral om het sociale aspect. Begin met een rondleiding door het kantoor of de werkplaats en zorg ervoor dat de nieuwe collega zich meteen welkom voelt door hem/haar te introduceren aan het team.

Daarnaast start het inwerkprogramma: neem de collega mee in de bedrijfscultuur, missie en visie. Vergeet niet om belangrijke processen, zoals de huisregels en de kernwaarden, met hem/haar door te nemen. Geef de nieuwe collega ook de tijd om de werkplek te verkennen en kennis te maken met de tools, zoals de laptop of andere systemen, die gebruikt gaan worden.

Aan het eind van de eerste week

Als de eerste week van de nieuwe collega er op zit is het handig om terug te kijken naar de afgelopen week. Vraag de medewerker wat ze van hun eerste week vonden. Wat vonden ze bijvoorbeeld goed gaan? En hebben ze nog ergens hulp bij nodig? Ook is deze evaluatie een goed moment om het over de verwachtingen van beide kanten te hebben. Wat verwacht jij bijvoorbeeld van degene in zijn/haar nieuwe rol? En wat verwacht degene van de verdere onboarding? Dit check-in moment is een goed moment om te peilen of degene zich al iets meer thuis gaat voelen.

💡 Tip: Neem een momentje om feedback op te halen. Vraag de collega of hij/zij nog ergens tegenaan is gelopen en hoe jullie dit eventueel hadden kunnen voorkomen. Dit geeft jou weer inzichten om je onboarding te verbeteren!

Na de eerste maand

Na een maand heeft je nieuwe collega al een goed beeld van hoe jullie werken en wat er van hem/haar verwacht wordt. Dit is een perfect moment om samen te evalueren. Hoe gaat het tot nu toe? Zijn er verbeterpunten vanuit jouw kant of vanuit de medewerker?

Daarnaast is dit een goed moment om stil te staan bij hoe de collega zich voelt binnen het team. Voelt hij/zij zich al verbonden met de organisatie en de collega's? Kleine aanpassingen of extra aandacht kunnen hier nog veel verschil maken en bijdragen aan een fijne werksfeer.

Dit check-in moment is ook een mooie kans om te kijken naar verdere ontwikkeling. Denk bijvoorbeeld aan extra trainingen, cursussen of andere ondersteuning die de medewerker kan helpen om nog beter in de rol te groeien. Door actief te investeren in hun ontwikkeling, toon je betrokkenheid en geef je een duidelijk signaal dat je waarde hecht aan hun toekomst binnen het bedrijf.

💡 Tip: Geef de werknemer de kans om inzichten te delen. Misschien ziet hij/zij na de eerste maand verbeterpunten of nieuwe ideeën die jij nog niet had opgemerkt. Door ruimte te maken voor deze feedback laat je zien dat je openstaat voor vernieuwing en dat je hun input waardeert. Dat motiveert én versterkt de samenwerking!

Na drie maanden

Na het eerste kwartaal is het tijd om de diepte in te gaan. Hoe zijn de prestaties tot nu toe? Wat hebben de eerdere check-in momenten opgeleverd? Dit is hét moment om samen meer serieuze doelen te bespreken, afgestemd op de functie. Denk aan persoonlijke ontwikkeldoelen, teamdoelen of specifieke projecten die eraan komen.

Na drie maanden voelt je nieuwe collega zich hopelijk helemaal op z’n plek in het team. Dit check-in moment biedt niet alleen de kans om terug te blikken, maar ook om vooruit te kijken. Zo kun je samen bepalen hoe je de collega verder kunt motiveren en ondersteunen in hun rol binnen de organisatie.

‍

Een onboarding is nooit af

Met de tips hierboven kun je meteen aan de slag, maar onthoud: onboarding is een doorlopend proces. De check-ins die we genoemd hebben, vormen een solide basis, maar vergeet niet om tussendoor ook kleinere feedbackmomenten in te plannen. Zo blijf je betrokken en kun je snel inspelen op wat er speelt bij je collega’s.

Een goede onboarding stopt eigenlijk nooit. Blijf investeren in je medewerkers en geef ze de ruimte om hun inzichten en ideeën te delen. Dat zorgt niet alleen voor een sterkere band, maar ook voor een fijne sfeer én samenwerking.

Veel succes met je volgende onboarding!